Durant cette période difficile, nos Equipes mettent en œuvre leur professionnalisme et leur expérience pour vous assister et vous conseiller dans les meilleures conditions. Le Cabinet Duvivier & Associés reste donc à votre service tout en adaptant sa pratique afin d’assurer la protection de nos Equipes et celle des personnes avec lesquelles elles échangent quotidiennement.
Notre Cabinet s’est, depuis de nombreuses années, doté d’outils numériques qui prennent encore davantage leur importance à l’heure où les contacts entre les individus sont, par principe, interdits et, très exceptionnellement, limités. Mobiliser ces outils devient dès lors indispensable afin de continuer à vous accompagner au quotidien.
Parce que nous connaissons les difficultés actuelles de nos Clients que nous accompagnons quotidiennement dans ce contexte de crise, nous mettons tout en œuvre afin d’assurer la continuité de notre activité et contribuer ainsi à la relance efficiente de celle de nos Clients.
L’e-Acte d’Avocat, pour signer ses actes sans se déplacer
Dans sa version papier, l’Acte d’Avocat créé par la loi du 28 mars 2011 recueille les signatures des parties mais aussi le contreseing de l’Avocat, garantissant ainsi que le consentement des parties a été éclairé.
Sous sa forme 100% numérique, le projet d’e-Acte est déposé par l’Avocat rédacteur sur une plateforme internet sécurisée dédiée. Une fois l’acte finalisé, chaque partie reçoit, par email, un lien internet lui permettant d’accéder, après authentification par SMS, à un espace personnel sécurisé et de prendre connaissance de l’ensemble des documents mis à sa disposition. Chaque partie peut ensuite signer l’acte à tout moment. Cette opération peut autant s’effectuer par l’emploi d’un ordinateur, d’un Smartphone ou d’une tablette.
Les parties peuvent ensuite, dès l’apposition de la dernière signature conférant perfection à l’acte, télécharger le document à leur guise afin de le conserver et de l’utiliser pour l’ensemble de leurs formalités. Le fichier est également archivé sur la plateforme et conservé par l’Avocat.
L’e-Acte d’Avocat est ainsi infalsifiable, inviolable et doté d’une force probante renforcée. Cette signature électronique qualifiée au sens du Règlement eIDAS lui confère un effet juridique équivalent à celui d’une signature manuscrite.
Le recours à l’e-Acte d’Avocat nous permet ainsi de mener à bien, avec une grande réactivité malgré ce contexte difficile, toutes les opérations juridiques nécessaires à nos Clients et à leurs activités économiques. Il s’inscrit également dans une démarche de développement durable en permettant une économie de papiers considérable.
La visio-conférence, pour se voir en toute sécurité
Alors que les recommandations sanitaires nous empêchent de recevoir normalement dans nos locaux, il reste important pour nos Equipes de pouvoir garder une relation de proximité avec nos Clients. Il devient ainsi indispensable de vous proposer un service vous permettant de nous rejoindre virtuellement afin d’assister à vos rendez-vous ou même de tenir les assemblées générales de vos sociétés.
Notre Cabinet a, de longue date, équipé l’ensemble de ses sites de dispositifs de visioconférence performants et flexibles permettant à nos Collaborateurs de vous contacter, seuls ou à plusieurs, en audio ou vidéo, et ce sur tous vos périphériques (ordinateurs, téléphones, tablettes).
Le confinement est malheureusement intervenu durant la période la plus active du point de vue juridique pour la majorité des sociétés. Face à cette situation sanitaire exceptionnelle, une ordonnance du 25 mars 2020 est venue adapter les règles en matière de tenue des réunions et délibérations des assemblées et organes dirigeants des personnes morales. Le texte prévoit notamment que l’assemblée puisse exceptionnellement se tenir sans que les membres de l’organisme soient présents physiquement, soit par conférence téléphonique, soit par conférence audiovisuelle. Ces dispositions s’appliquent aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction qui se tiennent entre le 12 mars 2020 et le 31 juillet 2020.
Ainsi, nos Collaborateurs vous assistant habituellement lors de la tenue de vos assemblées sont en mesure d’héberger le rassemblement virtuel sur notre plateforme de visioconférence pour que vos assemblées se tiennent (presque) normalement.
Nous vous rappelons par ailleurs, que les sociétés qui clôturent leurs comptes au 31 décembre 2019 disposent d’un délai supplémentaire de 3 mois pour tenir leur assemblée générale, soit jusqu’au 30 septembre 2020 (au lieu du 30 juin).
La numérisation des actes et registres, pour plus de flexibilité
Notre Cabinet est équipé d’un système d’information performant et sécurisé qui permet à nos Equipes de répondre à vos demandes avec réactivité. Nous nous devons de nous adapter en permanence aux progrès technologiques afin d’accompagner l’accélération du rythme des relations d’affaires comme la numérisation croissante des documents juridiques et comptables.
Un décret du 4 novembre 2019 a autorisé les sociétés commerciales à tenir de manière dématérialisée leurs registres des procès-verbaux. Exit donc le volumineux registre spécial coté et paraphé au Tribunal de commerce, ces documents peuvent désormais être archivés dans des dossiers 100% numériques sous réserve que certaines conditions relatives aux procès-verbaux soient respectées, ceux-ci devant être :
- signés au moyen d’une signature électronique respectant au moins les exigences requises en matière de signature électronique avancée prévues par l’article 26 du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen,
- datés de façon électronique par un moyen d’horodatage offrant toute garantie de preuve.
L’e-Acte d’Avocat (voir supra) mis en place par notre Cabinet répondant à tous ces prérequis, vos actes signés numériquement pourront ainsi intégrer ce registre numérique.
Le recours aux registres numériques, en plus de s’inscrire dans une démarche de développement durable, nous permet de régulariser quasi-immédiatement la transmission à nos Clients ainsi qu’aux Professionnels les accompagnants (Experts-Comptables, Notaires…) leurs documents juridiques, précieusement archivés sur nos serveurs sécurisés.
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